نویسنده مقاله قبل از ارسال مقاله خود به مجله، باید نامه‌ای تنظیم کند و مخاطب آن را سردبیر مجله مورد نظر قرار دهد. در این نامه که نامه همراه (Cover Letter) نامیده می‌شود، نویسنده با معرفی مقاله خود، درخواست بررسی و چاپ آن را از سردبیر مجله دارد. برخی مجلات در قسمت راهنمای نویسندگان، نکاتی که در نامه همراه باید به آن توجه کرد را ذکر کرده‌اند. برخی دیگر نیز فرم مخصوصی را برای این نامه تهیه و در سایت خود ارائه داده‌اند.
با توجه به اینکه این نامه اولین چیزی است که سردبیر مجله قبل از رؤیت مقاله آن را مطالعه می‌کند، بنابراین هر چه این نامه نکات ضروری را بیشتر رعایت کرده باشد، بیشتر مورد توجه سردبیر قرار می‌گیرد.
نکات ضروری برای نوشتن نامه همراه
- در نوشتن نامه همراه بهتر است از سربرگ دانشگاهی که آرم دانشگاه در آن وجود دارد استفاده شود. این نامه باید بصورت تایپ شده باشد و تاریخ آن نیز بصورت تاریخ میلادی تنظیم شده باشد.
- در خط اول نامه، باید سردبیر مجله را مخاطب قرار داد.
- علاوه بر اینکه عنوان مقاله باید بطور کامل ذکر شود، نویسنده باید در ادامه درخواست خود را جهت بررسی و چاپ مقاله خود، از سردبیر مجله بیان کند و همچنین بخشی از مجله که قصد چاپ مقاله خود در آن قسمت را دارد نیز قید نماید.
- نویسنده باید اهمیت کاری که در پژوهش خود انجام داده است را بطور مختصر و در حد یک یا دو جمله کوتاه شرح دهد و نباید بیش از حد افراط کند.
- درصورتیکه مقاله ارسال شده حاصل یک پایان‌نامه بوده است، نویسنده در نامه همراه باید به آن اشاره کند.
- دلیل انتخاب مجله برای سردبیر آن مجله مهم است. زیرا این نشان می‌دهد که نویسنده با آگاهی و شناخت کافی از مجله و موضوعات مورد علاقه آن، این مجله را انتخاب کرده است. لذا ذکر دلیل انتخاب مجله بسیار اهمیت دارد.
- بسیاری از مجلات از نویسنده مقاله انتظار دارند تا در نامه‌ای که همراه مقاله خود به مجله ارسال می‌کنند، تأیید کنند که این مقاله قبلاً در هیچ مجله دیگری به چاپ نرسیده است و یا بطور همزمان به مجله دیگری ارسال نشده است. پس بیان این مطلب در نامه همراه ضروریست.
- نویسنده باید مشخصات کامل خود اعم از نام، نام خانوادگی، آدرس پستی، دورنگار و پست الکترونیک را بطور کامل در نامه قید کند.
- برخی مجلات به نویسندگان اجازه می‌دهند تا اسامی داوران پیشنهادی برای مقاله خود را ارائه دهند. در اینصورت باید با دقت، تمامی اطلاعات داوران اعم از نام و نام خانوادگی، وابستگی (Affiliation)، آدرس پستی، آدرس الکترونیکی، شماره تماس و نمابر را در نامه ذکر کرد. در غیر اینصورت سردبیر مجله برای جستجوی داوران پیشنهادی نویسنده هیچ تلاشی نخواهد کرد و حتی ممکن است مقاله را بدلیل نقص اطلاعات به نویسنده برگرداند.
- در پایان نامه نویسنده باید از سردبیر مجله به خاطر اینکه برای بررسی مقاله وقت گذاشته است، تشکر کند.
- پس از تنظیم نامه همراه، باید آن را چندین بار با دقت خواند تا از نظر املایی غلطی در آن وجود نداشته باشد.
